Zahraničné pracovné cesty
Referentky pre spracovanie zahraničných pracovných ciest (ZPC)
Ekonomická fakulta, Fakulta politických vied a medzinárodných vzťahov, Pedagogická fakulta, Právnická fakulta, Rektorát UMB
Mgr. Andrea Bobákováreferentka
Filozofická fakulta, Fakulta prírodných vied
Mgr. Margaréta Krkošováreferentka
Postup spracovania zahraničných pracovných ciest (ZPC)
Zamestnankyňa/zamestnanec pred vycestovaním na ZPC vyplní Žiadosť o vystavenie príkazu na zahraničnú pracovnú cestu (Žiadosť o ZPC) elektronickou formou v aplikácii. V prípade ZPC vodičov fakúlt sa Žiadosť o ZPC nahlási e-mailom príslušnej referentke.
Elektronicky vypísaná žiadosť o ZPC sa v aplikácii automaticky pošle na schválenie súhlasu:
- s vycestovaním, v aplikácii potvrdí nadriadená osoba,
- s financovaním ZPC, v aplikácii potvrdí zodpovedná osoba za financovanie ZPC (riešiteľ projektu alebo zodpovedná osoba za bežné výdavky),
- s rozpočtom, v aplikácii potvrdí referentka ekonomického oddelenia príslušnej fakulty, resp. inej súčasti UMB.
Pri ZPC v rámci mobility programu Erasmus+ bude žiadosť o ZPC automaticky pridelená referentke RMS UMB už po schválení priamo nadriadenou osobou.
Zodpovedné osoby dostanú informatívny mail, ktorý ich upozorní, aby v aplikácii schválili/neschválili žiadosť o ZPC.
Elektronicky schválená žiadosť o ZPC musí byť zaevidovaná RMS UMB 10 pracovných dní pred začiatkom ZPC. Žiadosť o ZPC je potrebné (v súlade s platnou smernicou) vybavovať v dostatočnom časovom predstihu.
Schválená žiadosť o ZPC bude automaticky pridelená RMS UMB. Zodpovedná osoba RMS UMB spracuje žiadosť o ZPC a vystaví v systéme SOFIA príkaz na ZPC.
Príkaz na ZPC bude elektronicky zaslaný na podpis mailom zamestnankyni/zamestnancovi spracovateľkou príkazu na ZPC z RMS UMB.
Príkaz na ZPC podpísaný zamestnankyňou/zamestnancom a priamo nadriadenou osobou, ktorá svojím podpisom vyjadruje súhlas/nesúhlas s vycestovaním, doručí zamestnankyňa/zamestnanec alebo ňou/ním poverená osoba na ekonomické oddelenie fakulty, resp. inej súčasti UMB.
Ekonomické oddelenie pošle podpísaný príkaz na ZPC zodpovednej osobe na RMS UMB, ktorá príkaz na ZPC vystavila.
Po uskutočnení ZPC predkladá zamestnankyňa/zamestnanec do 20 dní na RMS správu z pracovnej cesty spolu so všetkými dokladmi k vyúčtovaniu ZPC.
Vyúčtovanie zo systému SOFIA spolu s prefotenými podkladmi potrebnými na vyúčtovanie bude zaslané vnútornou poštou zamestnankyni/zamestnancovi.
Vyúčtovanie ZPC podpísané zamestnankyňou/zamestnancom a priamo nadriadenou osobou je potrebné doručiť na ekonomické oddelenie fakulty, resp. inej súčasti UMB.
Ekonomické oddelenie pošle podpísané vyúčtovanie ZPC zodpovednej osobe na RMS UMB, ktorá vyúčtovanie ZPC spracovala.
Platné od 6.9.2021